Pourquoi s’intéresser au coût de l’externalisation ?

La gestion de la paie représente un enjeu stratégique pour toutes les entreprises. Elle mobilise des ressources financières, humaines et techniques, tout en exigeant une rigueur irréprochable pour rester conforme à la réglementation.

Beaucoup de dirigeants et de responsables RH se demandent alors :
« Combien coûte réellement l’externalisation de la paie, et est-ce une solution rentable pour mon entreprise ? »

Comprendre les tarifs et les comparer est indispensable pour éviter les mauvaises surprises et choisir la solution la mieux adaptée à vos besoins.

Comment se calculent les tarifs ?

Le prix dépend principalement du mode de facturation choisi. Deux modèles dominent le marché, chacun avec ses avantages.

💡 Comment savoir quel mode vous convient le mieux ?

• Vous recherchez une solution complète et stable avec un suivi global → forfait mensuel.
• Vous avez peu de salariés et souhaitez une facturation simple et prévisible → tarification au bulletin.

1. La tarification au bulletin

C’est la méthode la plus courante. Vous payez un prix fixe pour chaque bulletin de salaire édité.

Exemple : 10 salariés x 30 € = 300 € / mois.

✅ Avantage : vous ne payez que ce qui est produit. ⚠️ Point de vigilance : les services annexes peuvent être facturés séparément.

2. Le forfait mensuel (abonnement)

Avec ce modèle, vous payez un montant fixe chaque mois, peu importe le nombre de bulletins. Il inclut généralement :

• Édition et contrôle des bulletins,
• Déclarations sociales (DSN),
• Support et accompagnement RH,
• Accès à une plateforme en ligne pour les dirigeants et les salariés,
• Parfois, les frais de migration et paramétrage.

💡 Ce modèle est particulièrement intéressant pour les structures avec un volume stable et des besoins variés.

⚠️ À savoir : ce qui peut être inclus dans le tarif

Dans certains cas, l’externalisation ne se limite pas à la simple gestion de la paie. Selon le prestataire et le niveau de service choisi, le tarif peut aussi inclure :

• Une plateforme RH collaborative pour gérer les congés, absences, télétravail ou encore les entretiens annuels,
• La mise à disposition sécurisée des bulletins pour les salariés,
• Le suivi et la sécurisation des déclarations sociales (DSN),
• Une veille réglementaire continue pour rester conforme aux évolutions légales
• Un accompagnement RH et un gestionnaire de paie dédié à votre entreprise

Par exemple chez GRH & Audit vous bénéficiez du logiciel RH My Silae :

⚠️ Attention : ces services ne sont pas toujours inclus par défaut. Il est essentiel de vérifier dans le devis ce qui est compris ou non.

Les fourchettes de prix selon les solutions

Voici les tarifs moyens constatés sur le marché en 2025 :

Externalisation totale	20 à 35 € / bulletin	Paie complète + accompagnement
Externalisation partielle	15 à 30 € / bulletin	Contrôle ou saisie partielle
Logiciel SaaS	20 à 100 € / mois + 2 à 11 € / salarié	Accès logiciel + gestion interne

Exemples concrets

• TPE de 8 salariés : externalisation totale à 30 €/bulletin → 240 €/mois.
• PME de 40 salariés : tarif dégressif à 25 €/bulletin → 1 000 €/mois.
• Entreprise multisite avec plusieurs conventions collectives : budget plus élevé (35 €/bulletin).

Services complémentaires parfois facturés en extra :

• Création de contrats de travail et avenants,
• Gestion des absences et congés,
• Assistance juridique et conseils RH,
• Paramétrage spécifique pour secteurs complexes (EHPAD, BTP, intermittents…).

⚠️ Demandez toujours un devis détaillé pour connaître ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas.

Quels critères impactent vraiment votre facture ?

Le tarif final peut varier selon plusieurs paramètres clés :

1. Taille de l’entreprise et nombre de bulletins

• Plus vous avez de bulletins, plus le tarif peut être dégressif.
• À partir de 100 salariés, une internalisation peut devenir compétitive.

2. Niveau d’accompagnement souhaité

• Gestion basique avec simple édition des bulletins.
• Support complet avec gestionnaire de paie dédié, assistance juridique et reporting RH.

3. Complexité de la paie

• Plusieurs conventions collectives.
• Variables complexes : primes, heures supplémentaires, astreintes.
• Secteurs comme la santé ou le BTP où la réglementation change fréquemment.

4. Frais techniques

• Migration des données (au démarrage).
• Paramétrage du logiciel.
• Sauvegarde et sécurité renforcées.

💡 Conseil : vérifiez que les mises à jour réglementaires sont bien incluses dans le prix.

Comparatif gestion interne vs externalisation

Externaliser la paie peut générer des économies considérables, surtout pour les petites structures.

Exemple pour une entreprise de 15 salariés :

Gestion interne	3 000 € (salaire GP) + 45 € (logiciel) = 3 045 €
Externalisation	15 bulletins x 30 € = 450 €

💰 Économie : 2 595 € par mois → 31 140 € par an.

En général :

• Pour moins de 100 salariés, l’externalisation est la solution la plus rentable.
• Au-delà, une gestion interne peut être envisagée.

Alternatives à considérer

Gestion interne avec logiciel SaaS : adapté si vous avez déjà un gestionnaire en interne et souhaitez digitaliser vos processus.

Externalisation partielle : vous gardez une partie du traitement en interne (ex : saisie des absences) et confiez le reste au prestataire.

Externalisation totale : la solution clé en main, idéale pour les petites structures.

Obtenir un devis personnalisé : checklist

Avant de demander un devis, préparez ces éléments :

• Nombre de salariés et volume mensuel de bulletins,
• Secteur d’activité et conventions collectives,
• Services souhaités (support juridique, gestionnaire dédié, plateforme RH),
• Budget cible et contraintes,
• Date de démarrage souhaitée,
• Questions à poser :
  • Quels services sont inclus dans le tarif ?
  • Y a-t-il des frais cachés ?
  • Comment se passe la migration des données ?

💡 Astuce : Ayez toujours au moins deux devis pour comparer.

Demandez dès maintenant un devis personnalisé pour externaliser la paie avec l’aide de nos experts.

Conclusion

Le tarif d’une externalisation de la paie dépend de nombreux critères : taille de l’entreprise, complexité de la paie et niveau d’accompagnement. Comparer les prix, c’est aussi comparer la qualité des services inclus. Une offre plus chère peut intégrer des outils RH performants, une sécurité accrue dans les déclarations sociales et un accompagnement expert qui vous fait gagner du temps et réduit les risques.

Étape clé : demandez un devis précis et détaillé pour trouver la solution la plus adaptée à vos besoins et à votre budget.