La mutuelle en entreprise : les 5 infos à connaitre

mutuelle entreprise

SOMMAIRE :

    Votre activité débute et vous embauchez votre premier salarié ? Vous entendez autour de vous que la mutuelle en entreprise est obligatoire ? Mais comment faire ?
    GRH & Audit vous apporte toutes les précisions. Voyons cela ensemble.

    1. La mutuelle en entreprise : les rappels

    La loi ANI de 2013, a généralisé la couverture santé à tous les salariés du privé.
    Ainsi, depuis le 1er janvier 2016 :

    • tous les employeurs ont l’obligation de mettre en place un contrat de mutuelle,
    • l’adhésion est obligatoire,
    • et, l’entreprise doit prendre à sa charge au minimum 50% de la cotisation.

    Les contrats doivent être responsables et solidaires. En d’autres termes, ils doivent :

    • respecter des planchers et des plafonds de remboursement,
    • et prévoir un panier de soins minimal.

    La mutuelle est-elle obligatoire dès l’embauche ?
    Oui, dès l’embauche de votre premier salarié, vous devez mettre en place un contrat couvrant les frais de santé.
    Autrement dit :

    • Tous les salariés sont concernés,
    • aucun salarié ne peut être exclu d’une couverture santé (notamment au titre d’une clause d’ancienneté par exemple).

    2. Comment mettre en place la mutuelle dans mon entreprise ?

    Pour mettre en place la mutuelle dans votre entreprise, vous avez plusieurs options :

    A. Vous souscrivez un contrat de mutuelle avec un organisme prévu par votre convention collective (CCN) ou auprès d’un organisme librement choisi mais qui respecte les modalités prévues par votre CCN.

    Votre contrat de mutuelle reprend point par point l’ensemble des garanties prévues par votre convention collective.
    Il n’y a aucune formalité à faire.

    B. Vous souscrivez un contrat de mutuelle qui prévoit des couvertures supplémentaires et/ou qui prévoit une prise en charge par l’entreprise supérieure à 50%.

    Votre contrat déroge donc aux modalités prévues par la CCN (garanties et/ou prise en charge de la cotisation par l’employeur).
    Vous devez rédiger une Décision Unilatérale de l’Employeur (DUE) et informer tous les salariés de son existence.
    A noter : si votre entreprise dépasse les 50 salariés, il faudra alors un accord d’entreprise.

    3. L’information et l’affiliation des salariés

    Informez vos salariés

    Vous devez informer vos salariés du caractère obligatoire de votre contrat de mutuelle.
    Cette information peut prendre la forme, par exemple, d’une annexe au contrat de travail sur l’existence du régime, ou de l’émargement de la DUE, le cas échéant.
    Attention : dès que le contrat de mutuelle est modifié, vous devrez informer vos salariés à nouveau. Ceux-ci doivent en effet avoir connaissance de leurs garanties et du coût de la mutuelle. Cette information peut se faire par tous moyens.

    Affiliez vos salariés

    Après avoir informé vos salariés, vous devrez les affilier, et gérer les entrées/sorties de votre personnel auprès de l’organisme de mutuelle.
    Certains salariés peuvent décider de ne pas prendre la mutuelle. Cette option est possible sous réserve de vous remettre une dispense d’affiliation, accompagnée d’un justificatif de couverture.
    Ce document est à retourner chaque année par le salarié. A défaut, le salarié devra être couvert sous le contrat.

    Lorsque le salarié quitte l’entreprise, il peut bénéficier de la portabilité de la mutuelle. C’est-à-dire que sous certaines conditions, il peut continuer à bénéficier de sa couverture mutuelle.

    4. Le défaut de mutuelle : les risques encourus

    Si vous ne mettez pas en place la mutuelle dans votre entreprise, vous vous exposez à plusieurs risques.

    • L’entreprise devient l’assureur du salarié

    En cas de salariés non couverts par le contrat de la mutuelle de l’entreprise, la société pourra être amenée à prendre à sa charge l’ensemble des frais de santé engagés et qui auraient été pris en charge par l’organisme de mutuelle.

    • Redressement Urssaf

    En cas de contrôle de l’Urssaf, il faudra présenter au contrôleur la DUE et les dispenses d’affiliation.
    Si vous ne pouvez pas présenter ces documents ou que vous n’avez pas de contrat de mutuelle, l’Urssaf procédera au redressement de l’entreprise.

    • Redressement fiscal

    Depuis la loi de finances de 2014, la participation des entreprises au financement de la mutuelle obligatoire est désormais imposable. Le trésor public est donc aussi bénéficiaire des fonds dégagés par les contrats de mutuelle.

    A noter : tous les documents relatifs à la mutuelle (contrats, DUE, dispenses d’affiliation, ….) doivent être conservés au sein de votre entreprise. Ils seront demandés en cas de contrôle.

    5. Notre conseil RH 

    En pratique, il n’est pas indispensable d’échanger avec vos salariés avant de mettre en place votre contrat de mutuelle.

    Cependant, il est intéressant, dans une politique sociale, d’engager un dialogue avec eux et souscrire un contrat tenant compte de leurs besoins.
    Par exemple, les tarifs, l’étendue des garanties et autres détails peuvent être négociés directement par vous-même et adaptés aux besoins de vos salariés.  Vous pouvez ainsi faire bénéficier à vos salariés des privilèges associés à une mutuelle « à la carte » et à une tarification de groupe.

    La complémentaire santé peut aussi être un outil de motivation et de fidélisation pour vos équipes. La mutuelle peut constituer un avantage social important :

    • selon les garanties souscrites,
    • et/ou la prise en charge de votre entreprise (qui ne peut être inférieure à 50% mais peut être de 100%).

    Vous pouvez également choisir une mutuelle qui profite non seulement à vos salariés mais également à leur famille (enfants, conjoint, partenaire).

    Nous vous conseillons enfin de renégocier régulièrement vos contrats pour continuer à bénéficier de prix attractifs auprès de votre assureur.

    Le cabinet GRH et Audit vous conseille et vous accompagne dans vos démarches.
    N’hésitez pas à faire appel à notre équipe d’experts.